Máy Photocopy

Máy photocopy là một trong những thiết bị văn phòng không thể thiếu trong các công ty, doanh nghiệp đến các trường học. Tuy nhiên, giá thành máy photocopy thường rất đắt. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu và trang bị kiến thức về máy photocopy để chọn mua được sản phẩm đáp ứng nhu cầu và tiết kiệm chi phí. Sau đây là những kinh nghiệm chọn mua máy.

Xác định nhu cầu sử dụng
Khi chọn mua máy, bạn nên cân nhắc nhu cầu sử dụng máy, trung bình một tháng sử dụng với tần suât như thế nào để chọn máy có công suất sử dụng phù hợp. Công suất của máy photocopy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao công suất máy càng cao. Cụ thể bạn chọn máy theo nhu cầu sử dụng như sau:
Máy photocopy có tốc độ 16 – 20 bản/phút: phù hợp với nhu cầu ít, công suất sao chụp khoảng 20.000 bản/tháng.
Máy photocopy có tốc độ 20 – dưới 30 bản/phút: phù hợp nhu cầu trung bình, công suất sao chụp 20.000 - 30.000 bản/tháng.
Máy photocopy có tốc độ 30 – dưới 50 bản/phút: phù hợp nhu cầu sử dụng cao, công suất sao chụp 30.000 - 50.000 bản/tháng.
Máy photocopy có tốc độ 50 bản/phút trở lên: phù hợp nhu cầu rất cao, công suất sao chụp trên 50.000 bản/tháng.


 

Lựa chọn loại máy photocopy
Trên thị trường có nhiều loại máy phục vụ cho nhiều nhu cầu và mục đích sử dụng khác nhau
Máy photocopy laser trắng đen: là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, có thể sao chụp tối đa với khổ giấy A3.
Máy photocopy laser trắng đen khổ A4: nếu chỉ có nhu cầu sao chụp với khổ A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (kèm chức năng in và scan màu) có giá thấp hơn máy photocopy A3
Máy photocopy siêu tốc (máy report): thường dùng photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh), từ bản gốc cho ra số lượng lớn bản sao với tốc độ cao, có thể lên tới 120 bản/phút.
Máy photocopy khổ A0: dùng để photocopy khổ giấy lớn như các bản vẽ xây dựng, kiến trúc,…
Máy photocopy laser màu: giá rất đắt và phải có giấy phép trước khi sử dụng
Các loại máy trưng bày, hàng cũ, đã qua sử dụng: có giá rẻ hơn máy mới từ 30 – 70% tùy mức độ và model.

Hiện trên thị trường có nhiều loại máy photocopy của các hãng Toshiba, Sharp, Panasonic, RICOH, Canon.... Mỗi loại đều có những ưu điểm riêng, nếu dựa vào uy tín thương hiệu lâu năm thì khách hàng thường chọn máy photocopy Ricoh. Các hãng máy in khác có thể còn khá mới mẻ nhưng đều có những tính năng khá độc đáo.


 

Chức năng của máy
Hiện nay, máy photocopy được tích hợp rất nhiều chức năng kèm theo, các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn thêm.
Bạn nên xác định những tính năng cần sử dụng để chọn máy có tính năng cần sử dụng ngay từ đầusẽ giúp tiết kiệm chi phí, vì một số máy không thể nâng cấp tính năng hoặc gắn thêm phụ kiện hỗ trợ với chi phí cao. Chẳng hạn như nếu chỉ có nhu cầu photo thì nên mua máy chỉ có chức năng photocopy sẽ tiết kiệm chi phí, nếu có nhu cầu vừa in vừa photocopy thì chọn mua máy photocopy có chức năng photocopy và in sẽ rẻ hơn so với máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in. 
Một số chức năng máy photocopy bạn nên xem xét khi chọn mua
Bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex): cho ra bản photocopy hoặc bản in 2 mặt
Bộ nạp bản gốc (ADF): máy tự động nạp bộ tài liệu vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao.
Bộ nạp và đảo bản gốc (ARDF): máy tự động nạp 2 mặt bộ tài liệu vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao, bộ này thường mua khi đã có bộ đảo 2 mặt bản sao(duplex).
Chức năng in: nếu có nhu cầu in khổ giấy A3 thì nên chọn máy có chức năng này, sẽ tiết kiệm chi phí rất nhiều
Chức năng scan: máy photocopy thường chỉ scan trắng đen, nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu giấy để lưu trữ file trên máy tính
Máy có kết nối mạng: nên chọn máy có kết nối này khi nhiều người cùng sử dụng.

Để chọn một loại máy photocopy đa năng thì sản phẩm đến từ Canon thường được nhiều ưu tiên lựa chọn. Máy Photocopy Canon có thể photo, in ấn, scan với tốc độ nhanh, tiết kiệm mực và giấy, thường sử dụng cho các doanh nghiệp.

Chi phí mua máy
Bạn nên chọn mua máy theo các tiêu chí: tính năng và giá cả của các hãng sản xuất, chức năng kèm theo máy, máy mới hay máy đã qua sử dụng. Mỗi loại sẽ có mức giá khác nhau.
Ngoài ra, các sản phẩm khác thì chế độ bảo hành, hậu mãi sẽ do nhà sản xuất đảm nhiệm. Tuy nhiên, máy photocopy, chế độ hậu mãi bảo hành lại từ nhà cung cấp, nơi bán ra sản phẩm.

Vì thế, bạn nên chú ý chọn nhà cung cấp uy tín để có chế độ, thời gian bảo hành và hậu mãi tốt, tránh chọn những nới không chuyên về máy photocopy, sẽ gặp tình trạng không chu đáo về bảo hành, bảo trì. Những nơi này bán sản phẩm với giá rất thấp, nhưng có thời gian bảo hành ngắn. Sau khi hết thời gian bảo hành, bạn lại phải bỏ thêm số tiền rất lớn khác để nhờ công ty chuyên về máy photocopy sửa chữa, bảo trì, khắc phục các sự cố.

Máy photocopy của các hãng Toshiba, RICOH, FUJI XEROX, KONICA MINOLTA... có nhiều dòng sản phẩm giá rẻ, giá chưa tới 10 triệu đồng. Máy Photocopy Toshiba hay máy photocopy RICOH còn đi đôi với chế độ bảo hành khá tốt.


Mẹo sử dụng mực cho máy photocopy
Máy photocopy sử dụng hai loại chính là mực nước và mực bột (mực bột màu đen hoặc mực bột màu)
Mực bột màu đen (mực các-bon) là loại thông dụng nhất dành cho máy photocopy trắng đen, với công nghệ ngày nay mực có chất lượng rất tốt (do được chế tạo từ nano cacbon với polymer).
Mực bột màu có thành phần chính gồm các chất tạo màu và chất kết dính, dùng trong các máy photocopy màu.
Mực nước có thành phần chính là mực bột được hòa trộn với dung dịch ôxit các-bon. Tùy vào từng loại máy photocopy mà mỗi nhà sản xuất sẽ pha trộn các thành phần trên theo các tỉ lệ khác nhau hay bổ sung thêm một số thành phần khác vì vậy mỗi loại máy photocopy chỉ sử dụng riêng một loại mực.

Khi chọn mua mực cho máy photocopy cần lưu ý
Nhiệt độ nóng chảy: những loại mực có nhiệt độ nóng chảy càng thấp sẽ giúp máy photo tiết kiệm điện năng tiêu hao.

Điều kiện bảo quản của mực: biết được điều kiện chúng ta bảo quản mực sử dụng trong thời gian dài cũng như đảm bảo chất lượng bản chụp, tiết kiệm chi phí hư hao do bảo quản không đúng cách

Tốc độ in tối đa của mực: yếu tố này quyết định khả năng bay hơi hay nóng chảy của mực, cũng như khả năng vận hành của máy photocopy. Từ đó sẽ quyết định đến tốc độ in của máy.

Ngoài ra, các bạn nên tham khảo cách sử dụng máy photocopy để nắm rõ hơn các bước thực hiện khi dùng máy photocopy lần đầu nhé, việc sử dụng máy photocopy khá đơn giản tuy nhiên bạn cũng cần phải nắm rõ các đặc điểm, tính năng thì mới có thể vận hành trơn tru được.