Máy in

Khi chọn mua máy in, bạn nên xác đinh nhu cầu sử dụng máy in trong văn phòng để tìm ra những tính năng cần thiết, điều này sẽ quyết định mức chi phí phải bỏ ra. Khi tìm được một model máy phù hợp sẽ tối ưu nhu cầu in ấn cũng như tiết kiệm chi phí. Công nghệ ngày càng phát triển hỗ trợ một số tính năng tiện lợi cho máy in như in từ smartphone và tablet, in qua mạng không dây Wi-Fi, hoặc công nghệ truyền dữ liệu mới nhất như NFC (near-field communication)…

Loại máy in
Hiện nay, có hai loại máy in phổ biến đó là máy in phun, máy in laser, máy in LED. Trước đây còn có một loại máy in nữa là máy in kim, loại máy này khi hoạt động phát ra tiếng ồn, in chậm, độ nét thấp... nên ít được ưa chuộng.

 

Máy in phun
Đây là loại máy được thiết kế với các resistor rất nhỏ nằm tại các lỗ phun mực (được gọi là jet hoặc nozzles). Khi máy in hoạt động một dòng điện sẽ chạy qua resistor để nung nóng mực làm cho nó vỡ ra và bắn vào mặt giấy với tốc độ rất cao.
Ưu điểm: Máy có độ linh hoạt rất cao khi sử dụng tuy nhiên lại không cho chất lượng tốt nhất trên một loại giấy in cụ thể nào. Máy có thể in được trên nhiều chất liệu giấy khác nhau như giấy thường, giấy ảnh và thậm chí là vải, giấy in ra không bị nóng và tránh được hiện tượng giấy in bị cong sau khi in. Chính vì thế máy được sử dụng phổ biến trên thị trường và có nhiều mẫu mã, mức giá
Khuyết điểm: Chi phí mực in lớn, phải thay mực thường xuyên. Ngoài ra, do sử dụng mực nước nên nếu để lâu mực sẽ bám cứng vào đầu phun khiến lượng mực lỏng trong hộp không thể thoát ra khỏi đầu phun khiến mất đi phần màu đó trên ảnh, và người dùng sẽ phải thực hiện thao tác lau đầu phun khi lâu không sử dụng gây ảnh hưởng tới tuổi thọ của đầu phun.
Máy hoạt động chậm khiến thời gian in rất lâu, chất lượng bản in không đồng đều, giấy in càng tốt thì chất lượng in càng cao. Hiện nay, các máy in phun thường là các máy in màu nhưng có thể in được các bản in đen trắng, khi sử dụng in màu nên dùng loại hộp màu được tách riêng biệt và tăng số lượng các loại màu để phối trộn (thường là hơn 3 màu) sẽ cho bản in đẹp hơn, giảm chi phí.
Tuy nhiên, với công nghệ hiện nay các máy in phun đời mới đã cải tiến cũng cho chất lượng bản in văn bản tốt hơn và tốc độ nhanh hơn, cùng với nhiều tính năng hữu ích hơn với chi phí rẻ hơn.
Máy in phun nên dùng khi cần in nhiều và thường xuyên các loại tranh ảnh, vấn đề mực in sẽ được khắc phục bằng cách chế thêm các bộ tiếp mực ngoài cho máy.
Các loại máy in phun phổ biến hiện nay đến từ Canon, Epson... Máy in Canon có ưu điểm là có hệ thống cảm ứng thông minh, khả năng in sáng tạo giúp bạn in ảnh số và các tấm ảnh tĩnh từ phim HD. Còn máy in Epson rất có lợi thế khi phun màu, phun mực, tiết kiệm giấy và mực, tốc độ in cao...

Máy in laser
Máy in laser hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laser để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ống mực có từ tính để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực được bám vào giấy. Trước khi được đưa ra ngoài, mực sẽ được sấy khô và bám chặt vào giấy bằng lô sấy.
Máy hoạt động nhanh, giá thành in thấp. Tuy nhiên, máy kén chất liệu in, không thể in trên nhiều chất liệu như máy in phun. Chất liệu dùng để in trên máy in laser phải chịu được nhiệt do quá trình sấy khô mực. Máy sử dụng mực khô nên khi không sử dụng trong thời gian dài chất lượng in không đổi. Máy in Laser được biết đến nhiều hơn với hãng Brother, Samsung, HP, Ricoh... Máy in Brother có kích thước nhỏ gọn, tiết kiệm mực và giấy in, tích hợp kết nối Wi-Fi cho phép in qua mạng.... Máy in Samsung có tốc độ in nhanh, độ phân giải cao, trang bị công nghệ NFC hiện đại

Máy in LED (Light-Emitting Diode)
Máy in LED là loại máy in dùng phương thức tĩnh điện cơ bản để làm mực dính vào giấy nhờ vào 1 chuỗi các diode thẳng hàng. Khi các đèn diode phát sáng, chúng sẽ tạo ra ảnh nhiệt trên ống và tiếp nhận hình ảnh xoay chiều thông qua một dãy điểm. Hình ảnh sau đó được truyền qua nhờ mực in tới một dây chuyền trung gian hoặc trực tiếp lên giấy để tạo ra bản in.
Máy in LED có kích thước nhỏ gọn hơn, tốc độ in nhanh và ít trục trặc, hoạt động êm hơn, chi phí in thấp hơn so với máy in laser.
Bạn thường xuyên in đen trắng và thỉnh thoảng in màu thì nên chọn máy in laser hoặc máy in LED sẽ tiết kiệm và thực dụng hơn.
Ngoài ra, trên thị trường hiện nay còn có máy in đa chức năng, đây là loại máy ngoài chức năng in ấn còn đi kèm thêm khả năng quét, sao chụp và fax tài liệu hay hình ảnh, giúp bạn dễ dàng quét và tạo bản sao kỹ thuật số của tài liệu hay hình ảnh.


 

Mẹo chọn máy in phù hợp cho văn phòng.

Nhu cầu sử dụng
Đối với văn phòng nhỏ, nếu nhu cầu in nhiều, bạn nên chọn mua các mẫu máy có chất lượng in chuyên nghiệp như các máy in laser, hoặc các các mẫu máy in phun màu cùng mức giá nhưng sử dụng hộp mực nước rẻ hơn.
Đối với doanh nghiệp  thường cần đến những máy in công suất lớn đủ sức đáp ứng yêu cầu in ấn cho tất cả nhân viên với tốc độ nhanh, nên chọn các máy in laser tốc độ cao hoặc các dòng máy in phun màu với hộp mực dung lượng lớn.

Khả năng kết nối
Các máy in có thể kết nối với máy tính qua cổng USB. Ngoài ra, các mẫu máy dành cho văn phòng còn có thêm cổng kết nối mạng để chia sẻ cho môi trường làm việc nhiều người dùng. Hiện nay các mẫu máy in còn có thêm cổng kết nối Wi-Fi hỡ trợ in ấn từ thiết bị di động.
Để sử dụng tính năng in ấn từ thiết bị di động, bạn cần cài đặt ứng dụng dành riêng cho Android, iOS hay các nền tảng di động khác (công nghệ ePrint của HP hay Cloud Print của Google), hoặc sử dụng công nghệ của hãng thứ ba như AirPrint của Apple. Các mẫu máy hiện đại áp dụng công nghệ NFC (near-field communication), bạn chỉ cần chạm thiết bị di động vào máy in tương thích, sau đó dùng ứng dụng dành riêng để gửi lệnh in thông qua mạng Wi-Fi nội bộ.

Khả năng chứa giấy in
Môi trường doanh nghiệp nên chọn loại máy có khay giấy lớn hơn, tùy vào quy mô công ty và nhu cầu in ấn. Bạn nên chọn máy có khay chứa ít nhất khoảng 250 tờ, hoặc các máy cao cấp có khay giấy chuẩn lên đến 500 hay 1000 tờ và có thể nâng cấp thêm một hay nhiều khay giấy bổ sung. Tính năng này sẽ rất cần thiết cho một văn phòng bận rộn với nhu cầu in ấn liên tục số lượng lớn.

Khả năng in hai mặt
Máy in có tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí giấy in. Một số máy in không hỗ trợ in hai mặt tự động mà bạn phải thực hiện bằng thủ công. Khi đó, máy sẽ hiển thị thông báo để bạn xoay và nạp giấy khi cần in mặt thứ hai. Các mẫu máy có chức năng in hai mặt tự động sẽ giúp bạn giảm thiểu thao tác cũng như thời gian để in tài liệu hai mặt.